En tant qu’organisatrice d’événements et ancienne barmaid, je sais à quel point un excellent service peut transformer votre mariage en une fête inoubliable.
La planification des besoins en nourriture et boissons, ou Food & Beverages (F&B), dépend du type de salle que vous choisirez pour votre événement.
Mariage dans une auberge ou un hôtel avec service de restauration
Si vous choisissez de célébrer votre mariage dans un hôtel qui dispose de son propre service de restauration et d’un permis d’alcool permanent, il faudra sélectionner la nourriture et les boissons dans leurs menus.
Mariage dans une salle événementielle indépendante sans service de restauration
Les salles événementielles indépendantes n’ont généralement pas de service de restauration ni de permis d’alcool, ce qui signifie que nous gérerons ces aspects nous-mêmes. Vous aurez plus de liberté, mais aussi plus de responsabilités.
Choisir le traiteur
Vous choisirez votre propre traiteur. Nous sélectionnerons celui qui vous inspire le plus! Avec lui, vous pourrez créer le menu de vos rêves les plus fous.
Notez que vous devrez probablement louer la vaisselle de service (verrerie, bols et assiettes, coutellerie etc.); ce qui n’est pas nécessaire dans un hôtel.
Petits trucs déco
Si vous louez des serviettes de tables de couleurs ou textures spécifiques, il ne faut pas oublier d’en prévoir pour les paniers à pains qui seront disposés sur la table!
Je demande toujours au traiteur de ne pas placer les tasses à café sur la table car je trouve ça plus esthétique sans pour la prise de photos. Je m’assure également que les accessoires tels que salières et poivrières, bols à beurre, soient assortis.
Organiser le service de bar
Vous aurez l’option de sélectionner le menu du traiteur ou d’obtenir le permis nécessaire pour amener votre propre alcool. Cette option requiert des vérifications préalables.
Différents types de bar
Vous devrez obtenir un permis de réunion pour servir ou pour vendre de la boisson.
- Bar ouvert : Tout est gratuit pour les invités (peut entraîner du gaspillage).
- Bar à 2$ : Les invités paient une petite somme pour chaque verre (évite le gaspillage).
- Bar à coupons : Les invités reçoivent un nombre de coupons pour des boissons gratuites, puis paient leurs consommations supplémentaires.
- Bar payant : Les invités paient pour toutes leurs boissons en soirée (non recommandé lors du cocktail et du repas).
Quantités requises pour le cocktail (de 17h00 à 18h30)
- Boissons : 2 verres par personne (vin mousseux ou champagne (6 verres par bouteille), cocktail des mariés, bière, mocktail, jus etc.).
- Nourriture : 3 à 5 canapés par invité.
Quantités requises pour le repas (de 18h30 à 21h00)
- Boissons : Une demi-bouteille de vin par personne (moitié blanc, moitié rouge).
- Nourriture : Un menu de 3 ou 4 services (entrée, entremet, plat principal, dessert). Trois choix de plats principaux sont généralement offert (ex: viande, poisson, végétarien), et ceux qui ont des intolérances ou des restrictions alimentaires sont pris en charge individuellement. Le thé et le café sont inclus.
- Dessert : Si vous avez un gâteau de mariage qui provient d’un autre fournisseur, le traiteur proposera de remplacer le dessert compris au menu par la coupe et la mise en assiette de votre gâteau.
Repas pour les fournisseurs
Il faudra penser à prévoir des repas pour vos fournisseurs. Certains couples intègrent une table dans la salle, tandis que d’autres organisent le repas dans une salle attenante pour leur permettre de se reposer. Je suggère toujours d’être généreux avec eux, ce sont les artistes de votre grand jour, ils travaillent pendant de longues heures, sans réelle possibilité de prendre une pause. Un bon repas chaud et un verre de vin font plaisir à tout le monde et unissent l’équipe qui donne son meilleur jusqu’à la fin de votre soirée.
Quantités requises pour le bar en soirée (de 21h00 à 01h00)
- Boissons : Environ 2 verres par personne pour la première heure, puis un verre par heure jusqu’à la fin de soirée. Cela peut varier selon l’ambiance et les invités. Un mélange de vin blanc, de vin rouge, d’alcool de base tels que gin tonic et rhum & coke, de deux cocktails signatures, de bières et de jus convient bien.
Quantités requises pour le snack de fin de soirée (vers 23h00)
- Nourriture : Un snack de fin de soirée est toujours apprécié! Environ 50% à 75% des invités en seront heureux.
Personnel requis pour le service – exemple réel
Voici un exemple basé sur un événement de 125 invités réalisé à la ville de Québec en 2024 (chaque mariage a ses besoins spécifiques) :
Nourriture
- Maître d’hôtel : 1 maître d’hôtel (12 heures).
- Serveurs : 7 serveurs (chacun 10 heures).
- Cuisiniers : 1 chef et 4 cuisiniers (chacun 7 heures).
Boissons
- Barmans : 2 barmans (chacun 10 heures).
- Commis : 1 commis (10 heures).
Pourboire
Bien que les serveurs événementiels ne soient pas rémunérés au salaire minimum avec pourboire, un frais de service et d’administration de 15% à 18 % du montant total (avant taxes) est généralement à prévoir au budget.
Bon à savoir!
- Le traiteur peut servir votre propre alcool moyennant un frais de service, soit à l’heure, soit au bouchon. Le frais de bouchon signifie qu’à chaque fois qu’une bouteille est ouverte, un frais de X$ vous est facturé. Mon option préférée est de trouver un traiteur qui offre le service à l’heure.
- Si vous achetez votre propre alcool et organisez votre propre équipe de service, vous serez responsable de nettoyer les lieux après l’événement et de quitter le site avec vos items de location (verres etc.), le surplus d’alcool, les bouteilles vides et les déchets pour les disposer chez vous ou auprès de votre municipalité.
- L’approvisionnement de boissons peut être une tâche plus prenante que vous ne l’imaginez (rupture de stock, magasiner dans plusieurs succursales, amener le tout à la salle le matin du mariage etc.)!
- Ne mettez pas trop de bouteilles dans les sceaux à glace à l’avance afin de conserver les étiquettes intactes, ce qui vous permettra de rembourser les quantités en surplus si désiré. Et, prévoyez plus de glace que vous pensez! Assurez-vous de pouvoir vous approvisionner autour de la salle en cas d’imprévu.
- N’ouvrez pas trop de bouteilles à l’avance afin d’éviter le gaspillage (j’ai déjà été témoin de bouteilles de champagne ouvertes inutilement). Je demande toujours à l’équipe de service de garder les bouteilles vides afin de balancer et d’éviter les pertes.
- Certaines salles événementielle indépendantes exigent un frais au traiteur (redevance) pour faire usage de leur cuisine, ce qui peut faire augmenter le coût total de l’aspect nourriture et boissons de l’événement. Informez-vous.
En conclusion
Que vous optiez pour les services d’un hôtel, d’un traiteur ou que vous gériez votre propre bar, il est essentiel de bien anticiper vos besoins en quantités et en heures de service afin de vous assurer qu’il ne manquera de rien, que tout se passera bien et conviendra à votre budget.
Cela vous semble compliqué?
Visiter mes services ou contactez-moi pour vivre l’organisation de mariage la plus simplifiée et agréable qui soit!
Cheers,
Emmanuelle
Photos par Annie Simard (anniesimardphoto.com)
Fleurs par Élysée Fleurs (www.elyseefleurs.com)
Papeterie par Mimosa Design (mimosadesign.ca)
